Jeder Vorgang einzeln
Jeder Verkauf wird einzeln aufgezeichnet, mit Betrag, Zeitpunkt, Artikel, Steuersatz und Zahlungsart. Eine Tagessumme allein genügt nicht.
GOBD
GoBD-konform kassieren:
was Ihre Kasse leisten muss.
Die GoBD gelten nicht nur für große Unternehmen, sondern für jeden Betrieb mit Aufzeichnungspflichten: vom Imbiss bis zum Filialbetrieb. Sie sind der Maßstab, an dem jede Kasse in der Prüfung gemessen wird. Hier steht, was dahintersteckt, worauf Prüfer zuerst schauen und welche Arbeit Ihnen ein passendes System abnimmt.
Kasse unverbindlich anfragenWORUM ES GEHT
Drei Anforderungen,
aus denen alles Weitere folgt.
Die GoBD beschreiben, wie Aufzeichnungen entstehen, gespeichert und geprüft werden. Für die Kasse lassen sie sich auf drei Punkte zuspitzen.
Nichts lässt sich still ändern
Eine einmal erfasste Buchung darf nicht spurlos verschwinden. Korrekturen sind erlaubt, müssen aber als Korrektur erkennbar bleiben.
Prüfbar ohne Rückfragen
Ein Dritter muss die Aufzeichnungen in angemessener Zeit nachvollziehen können. Dafür braucht es Daten, Dokumentation und einen Export.
DIE GRUNDSÄTZE
Sechs Grundsätze.
Ein roter Faden.
Die Finanzverwaltung nennt die Anforderungen an Bücher und Aufzeichnungen abstrakt. Für den Kassenalltag bedeuten sie das hier.
Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren Betrieb bleibt Ihr Steuerbüro zuständig.
Nachvollziehbarkeit
Vom einzelnen Bon bis zur Tagessumme und zurück muss jeder Schritt nachvollziehbar sein, ohne dass jemand mündlich erklärt, wie es gemeint war.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle gehören lückenlos in die Aufzeichnung, auch Gutscheine, Retouren, Personalverzehr und Trinkgeld über die Kasse.
Richtigkeit
Beträge, Steuersätze und Zahlungsarten müssen stimmen. Ein Verkauf per Karte gehört nicht in den Barbestand.
Zeitgerechtheit
Bargeschäfte werden täglich festgehalten. Was erst am Monatsende aus Notizen rekonstruiert wird, gilt als nicht zeitgerecht.
Ordnung
Die Aufzeichnungen folgen einer erkennbaren Systematik: fortlaufende Nummern, klare Bezeichnungen, saubere Trennung der Zahlungsarten.
Unveränderbarkeit
Änderungen und Stornos werden protokolliert. Das Protokoll gehört zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
AUS DER PRÜFUNG
Woran es in der Praxis
am häufigsten scheitert.
Die meisten Beanstandungen entstehen nicht aus bösem Willen, sondern weil im Alltag niemand daran gedacht hat.
- Es gibt keine Verfahrensdokumentation: keine Beschreibung des Systems, keine Bedienungsanleitung, keine Programmierprotokolle
- Kartenzahlungen stehen im Barbestand, deshalb stimmt der Kassensturz nie
- Bons wurden nachträglich geändert, ohne dass eine Korrektur erkennbar ist
- Die Daten liegen nur als PDF oder Papierstreifen vor, nicht maschinell auswertbar
- Zweitgeräte, Bestell-Apps oder Waagen laufen an der Kasse vorbei
Bei erheblichen Mängeln kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen. Was im Einzelfall droht, klärt Ihr Steuerbüro.
WAS EINE GUTE KASSE ABNIMMT
Die Pflichten bleiben.
Die Handarbeit nicht.
Der Unterschied zwischen einem passenden System und einer improvisierten Lösung zeigt sich nicht beim Kauf, sondern in der Prüfung.
Aufzeichnung läuft mit
Einzelaufzeichnung, Zahlungsarten und Stornoprotokoll entstehen im laufenden Betrieb, ohne dass jemand daran denken muss.
Export auf Knopfdruck
Ein System mit sauberem DSFinV-K-Export liefert dem Prüfer die Daten in der geforderten Form, statt tagelanger Sucherei.
Dokumentation mitgeliefert
Anbieter mit ordentlicher Verfahrensdokumentation und Programmierprotokollen ersparen Ihnen genau die Unterlagen, die sonst fehlen.
Welche Systeme das leisten, hängt vom Anbieter und Ihrer Betriebsart ab. Wir sehen uns gemeinsam an, was zu Ihren Abläufen passt, und prüfen die Lösungen mehrerer Anbieter. Mehr zur technischen Sicherheitseinrichtung und zur Erfassung von Kartenzahlungen.
GUT ZU WISSEN
Ihre Fragen. Klare Antworten.
Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe?
Ja. Sie hängen nicht an der Betriebsgröße, sondern an der Aufzeichnungspflicht. Auch ein Imbiss mit einer Kasse muss Einzelaufzeichnung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung einhalten.
Ist eine offene Ladenkasse noch erlaubt?
Ja, eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es in Deutschland nicht. Der Aufwand verschiebt sich dann auf Sie: ein täglicher Kassenbericht mit Zählprotokoll, lückenlose Belege und eine belastbare Dokumentation. Die Einzelaufzeichnung entfällt dabei nur beim Barverkauf von Waren an viele unbekannte Kunden; sobald eine elektronische Kasse im Einsatz ist, gilt sie ohne Ausnahme.
Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?
Je nach Unterlage acht bis zehn Jahre, und zwar in der Form, in der sie entstanden sind: digitale Daten digital und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Die Frist für Ihren Fall klärt Ihr Steuerbüro.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Beschreibung, wie in Ihrem Betrieb kassiert und aufgezeichnet wird: eingesetzte Geräte und Software, Einstellungen und deren Änderungen, Abläufe bei Storno und Tagesabschluss, Zuständigkeiten. Sie gehört zu den Unterlagen, nach denen bei einer Prüfung als Erstes gefragt wird.
Was passiert bei einer Kassennachschau?
Prüfer können ohne Ankündigung während der Geschäftszeit erscheinen, einen Kassensturz verlangen und die Daten der Kasse einsehen. Wer Export und Dokumentation griffbereit hat, muss in dieser Situation nichts zusammensuchen.