Nicht in den Barbestand
Was per Karte bezahlt wird, liegt nicht in der Schublade. Steht es trotzdem dort, weicht der gezählte Bestand jeden Abend ab.
KARTENZAHLUNG UND KASSE
Kartenzahlung
richtig erfassen.
Karten sind bequem für Ihre Kunden und eine häufige Fehlerquelle in der Kasse. Was in den Barbestand gehört, was nicht, welche Unterlagen bleiben müssen und wie sich das Ganze mit einer Kassenanbindung von selbst erledigt.
Kartenzahlung unverbindlich anfragenDER HÄUFIGSTE FEHLER
Kartenumsätze sind
kein Bargeld.
Wer Kartenzahlungen wie Bargeld behandelt, bekommt einen Kassenbestand, der nie stimmt. Der Rest folgt daraus.
Zahlungsart mit erfassen
Die Kasse muss je Verkauf festhalten, ob bar, per Karte oder per Handy gezahlt wurde. Das ist Teil der Einzelaufzeichnung.
Abrechnung aufbewahren
Die Aufstellungen des Zahlungsdienstleisters über Umsätze, Entgelte und Auszahlungen sind Belege und gehören zu den Unterlagen.
WAS ZUSAMMENPASSEN MUSS
Fünf Punkte,
und der Abschluss stimmt.
Zwischen Terminal, Kasse und Konto liegen mehrere Schritte. Wenn einer davon fehlt, fällt es spätestens beim Jahresabschluss auf.
Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung. Wie Sie im Einzelnen buchen, stimmen Sie mit Ihrem Steuerbüro ab.
Kassensturzfähigkeit
Der gezählte Bargeldbestand muss jederzeit zum rechnerischen Bestand passen. Das gelingt nur, wenn unbare Zahlungen getrennt geführt werden.
Trennung der Zahlungsarten
Bar, Karte und Gutschein gehören je Verkauf sauber auseinandergehalten, auch bei geteilten Rechnungen.
Trinkgeld
Trinkgeld, das über das Terminal läuft, geht durch Ihren Betrieb und muss erfasst werden. Für die steuerliche Behandlung ist entscheidend, wer es am Ende bekommt.
Entgelte des Dienstleisters
Die Entgelte werden meist von der Auszahlung abgezogen. Umsatz und Entgelt gehören getrennt erfasst, nicht als verrechneter Nettobetrag.
Zuordnung der Auszahlungen
Eine Auszahlung auf dem Konto fasst oft mehrere Tage zusammen. Ohne Abrechnung des Dienstleisters lässt sich später nicht mehr zuordnen, welcher Umsatz darin steckt.
WORAUF PRÜFER SCHAUEN
Der Kassensturz
verrät alles Weitere.
Stimmt der Bestand nicht, gerät die gesamte Kassenführung in Zweifel. Die Ursache ist häufig dieselbe.
- Kartenumsätze wurden als Barumsatz eingetippt
- Die Zahlungsart steht nur auf dem Terminalbeleg, nicht in der Kasse
- Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters fehlen oder liegen nur im Portal
- Trinkgeld über Karte taucht in der Kasse gar nicht auf
- Entgelte wurden mit dem Umsatz verrechnet, statt beides zu erfassen
Bei Zweifeln an der Kassenführung kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen. Was im Einzelfall gilt, klärt Ihr Steuerbüro.
TERMINAL UND KASSE
Angebunden erledigt sich
der größte Teil von selbst.
Ein Terminal neben der Kasse ist schnell aufgestellt. Ein angebundenes Terminal nimmt Ihnen die Arbeit ab, um die es hier geht.
Betrag kommt aus der Kasse
Der Betrag wandert automatisch ins Terminal. Zahlendreher beim Abtippen entfallen, der Abschluss stimmt ohne Nacharbeit.
Zahlungsart wird zurückgemeldet
Die Kasse weiß, dass per Karte gezahlt wurde, und führt den Umsatz richtig. Genau das fehlt bei getrennten Geräten.
Abschluss in einem Durchgang
Tagesabschluss und Terminalabschluss passen zusammen, Abweichungen fallen sofort auf statt Wochen später.
Welche Terminals sich mit welcher Kasse verbinden lassen, prüfen wir für Ihre konkrete Lösung, ebenso die Entgelte. Mehr zu den Aufzeichnungspflichten unter GoBD-konform kassieren und zur technischen Sicherheitseinrichtung.
GUT ZU WISSEN
Ihre Fragen. Klare Antworten.
Muss ich Kartenzahlung anbieten?
Heute noch nicht, das soll sich aber ändern. Die Bundesregierung plant, dass Handel, Gastronomie und Dienstleister ab 2027 neben Bargeld mindestens eine digitale Zahlung mit Karte oder Handy annehmen müssen, darunter ein europäisches Verfahren. Im September 2026 lagen dazu Eckpunkte vor, noch kein Gesetz. Wer jetzt ein Terminal auswählt, sollte darauf achten, dass es diese Anforderungen erfüllt.
Wie wird eine Kartenzahlung in der Kasse erfasst?
Als Umsatz mit der Zahlungsart Karte. Der Betrag erhöht den Umsatz, aber nicht den Bargeldbestand. Erst mit der Auszahlung des Dienstleisters landet das Geld auf dem Konto.
Was gilt für Trinkgeld über das Terminal?
Es läuft über Ihren Betrieb und muss erfasst werden. Ob es steuerfrei beim Personal ankommt oder als Betriebseinnahme gilt, hängt vom Einzelfall ab und gehört ins Gespräch mit dem Steuerbüro.
Welche Entgelte fallen bei Kartenzahlung an?
Üblich sind ein Entgelt je Zahlung, oft getrennt nach girocard, Kreditkarte und Zahlungen per Handy, dazu Grundgebühr oder Terminalmiete und je nach Gerät Kosten für Mobilfunk. Für Karten von Verbrauchern begrenzt eine EU-Verordnung die Entgelte zwischen den beteiligten Banken; entscheidend bleibt das Gesamtpaket Ihres Anbieters.
Wie schnell ist das Geld auf dem Konto?
Das regelt der Zahlungsdienstleister, üblich sind ein bis wenige Werktage. Manche rechnen täglich ab, andere sammeln. Für die Buchhaltung zählt, dass die Abrechnung den Umsätzen zuzuordnen bleibt.